Archiver, une activité soumise à des règles bien précises
L’archivage est une opération qui est traitée avec le plus grand sérieux dans les marchés publics. Cette démarche concerne des documents assez sensibles portant des détails techniques et financiers, non seulement en rapport avec les acheteurs publics, mais également les opérateurs économiques ayant participé à une procédure de passation de marché. En règle générale, les archives sont classées en différentes catégories de plus ou moins grande importance. On distingue ainsi :
- Les archives courantes
- Les archives intermédiaires
- Les archives définitives
À chaque document est attribuée une durée d’utilité administrative (DUA), période au bout de laquelle, il peut être détruit ou classé comme archive définitive. Les archives courantes et intermédiaires peuvent servir dans les tâches administratives ou juridiques mais sont conservées durant une période déterminée. Les définitives par contre disposent d’un caractère plus permanent. La gestion et le contrôle de l’archivage sont assurés par les collectivités locales, avec l’Etat supervisant l’ensemble des opérations.
La durée de conservation des documents archivés
La vulgarisation prochaine du Code de la commande publique prévue pour le 1er avril 2019 n’a pas changé fondamentalement les règles liées à la durée d’archivage dans les marchés publics. Les dispositions relatives à l’archivage figurent à l’article 108 du décret des marchés publics. On retient principalement qu’une durée minimale de 5 ans est la norme en ce qui concerne les pièces à archiver. La période de conservation varie avec une DUA pouvant aller à 10 ans ou plus.
Il faut noter que l’existence de certains documents est corrélée à celle des ouvrages auxquels ils sont liés. C’est le cas par exemple du DIUO, dossier d’interventions ultérieures sur les ouvrages et du DOE, dossier des ouvrages exécutés dont la conservation est fonction de la durée de vie du bâtiment. Comme pièces gardées comme archives définitives, la liste annuelle des marchés publics ayant pu être conclus, le rapport d’analyse des offres ou les procès verbaux émis suite à l’ouverture de plis ou statuant sur une procédure infructueuse.
