Une nouvelle initiative en faveur de la dématérialisation a été franchie par le conseil général de la Dordogne. Il s'agit de la dématérialisation des travaux de sa commission d'appels d'offres.
Le conseil général de la Dordogne vient de dématérialiser les travaux de sa commission d'appels d'offres (CAO). La plupart des procédures sont à présent gérées au moyen d'un logiciel de la société Edisys, que ce soit avant, pendant ou après la CAO : de la préparation de l'ordre du jour et l'envoi des convocations aux élus au procès verbal de la commission et à la notification des décisions aux entreprises.
Durant la réunion de commission d'appels d'offres, les élus examinent les offres sur l'écran d'un ordinateur. Les enveloppes ne sont plus ouvertes manuellement, désormais tout se passe en quelques clics. Les conseillers généraux ont bien accueilli le changement. "Quand ils ne voient pas l'ordinateur sur la table, ils sont déçus", témoigne la responsable du service de la commande publique et des marchés, Françoise Baudry, qui rappelle que les élus sont déjà dotés d'un ordinateur lors des séances du conseil général.
Au nombre des points positifs de la dématérialisation de la CAO, Françoise Baudry met en avant une simplification de l'archivage des données d'autant plus que "ces archives doivent être conservées dix ans dans les murs de la collectivité avant d'être transférées aux archives départementales", précise Françoise Baudry.
Pour la responsable des marchés publics, la dématérialisation de la CAO procède de la volonté de simplifier la tâche des entreprises autant que celle des services du conseil général. Cet état d'esprit, qui a guidé jusqu'à présent les décisions relatives à la dématérialisation des marchés publics, a conduit le département à devenir l'un des sites pilotes d'une expérimentation concernant l'interopérabilité des documents. Avec ce chantier lancé par l'association Edibuild France, qui promeut les échanges électroniques, les fichiers échangés entre les administrations et les entreprises sont directement exploitables sur ordinateur.
Se disant "à l'écoute" des entreprises, le service de la commande publique de la Dordogne obtient des résultats que d'autres départements pourraient lui envier : depuis 2005, quelque 70 offres électroniques ont été déposées via le portail de la collectivité. "Nous recevons une offre dématérialisée au moins toutes les semaines et 99% des entreprises téléchargent sur internet les dossiers de consultation", conclut Françoise Baudry.