Au niveau des marchés publics, l’archivage est une procédure à ne pas laisser pour compte. Les documents produits par les acteurs publics durant l'exécution et en fin d’exécution du marché sont considérés comme des archives publiques.

Statut des documents issus des marchés publics

L'archivage des documents dans les marchés publics est une étape cruciale du processus d'achat public. Cette étape consiste à stocker de manière systématique, organisée et sécurisée les documents liés à la procédure de marché public, afin de garantir leur traçabilité, leur accessibilité et leur conservation à long terme.

En général, les documents à archiver dans les marchés publics incluent :

• Les pièces du marché public : le cahier des charges, le règlement de consultation, les offres, les contrats, les avenants, etc.
• Les pièces administratives et financières : les bordereaux de prix, les factures, les documents de paiement, les comptes rendus de réunions, les correspondances, etc.
• Les pièces techniques : les plans, les études, les devis quantitatifs et estimatifs, les rapports d'expertise, les procès-verbaux de réception, etc.

Le code de la commande publique prévoit toutes les modalités relatives à leur conservation, notamment la durée pendant laquelle les services administratifs sont appelés à les garder. Selon le droit des marchés publics, cette durée minimale est de 5 ans pour "les candidatures, les offres, les pièces constitutives des marchés publics de fournitures ou de services ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation". Elle se comptabilisera sur 10 ans pour les documents "des marchés de travaux, maitrise d'œuvre ou de contrôle technique".

Les mêmes dispositions réglementaires fixent les catégories de documents publics qui seront sujets à l’archivage. Celles-ci sont constamment revues en fonction de l’évolution et du contexte au niveau de la commande publique.

La mise en place d’un système fiable d’archivage électronique, pour sa part, entre dans la nécessité de l’effectivité de la dématérialisation. En effet, cela afin de pallier les impacts de cette nouvelle démarche mais surtout de garantir sa fiabilité.

Convenir d’une stratégie d’archivage

Tous les acteurs des marchés publics, afin que ceux-ci se déroulent sans encombre, doivent convenir d’une méthode d’archivage selon le marché dont ils ont ensemble la charge. Pour une meilleure organisation, ces acteurs doivent fixer des stratégies de tri, de nommage et de formats des documents ainsi que des référentiels. D’autant que certains marchés connaissent un nombre plus conséquent de documents à archiver.

Par ailleurs, l’état des lieux qu’ils effectuent se départage en deux blocs : le premier concerne les archives en format papier, et le second bloc les archives en format numérique. Il est ainsi de mise que le statut d’acheteur public ouvre un accès à une plateforme dématérialisée destinée à l’archivage comme c’est le cas des services de l’État qui privilégient de leur profil d’acheteur pour la plateforme « Place », en vue d'une conservation de documents sur 10 années.

Cette plateforme assure un classement des dossiers de consultation pour les marchés déjà aboutis. Le tri est manuel ou automatisé pour basculer vers la plateforme sécurisée de stockage ATLAS. L’archivage manuel et électronique nécessitent de fournir certaines données propres à la commande publique afin de déterminer la date de commencement de l’archivage.