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Le point sur l’archivage de documents dans les marchés publics

Le

Au niveau des marchés publics, l’archivage est une procédure à ne pas laisser pour compte. Les documents produits par les acteurs publics durant l'exécution et en fin d’exécution du marché sont considérés comme des archives publiques.

Statut des documents issus des marchés publics

L'archivage des documents dans les marchés publics est une étape cruciale du processus d'achat public. Cette étape consiste à stocker de manière systématique, organisée et sécurisée les documents liés à la procédure de marché public, afin de garantir leur traçabilité, leur accessibilité et leur conservation à long terme.

En général, les documents à archiver dans les marchés publics incluent :

  • Les pièces du marché public : le cahier des charges, le règlement de consultation, les offres, les contrats, les avenants, etc.
  • Les pièces administratives et financières : les bordereaux de prix, les factures, les documents de paiement, les comptes rendus de réunions, les correspondances, etc.
  • Les pièces techniques : les plans, les études, les devis quantitatifs et estimatifs, les rapports d'expertise, les procès-verbaux de réception, etc.

Le code de la commande publique prévoit toutes les modalités relatives à leur conservation, notamment la durée pendant laquelle les services administratifs sont appelés à les garder. Selon le droit des marchés publics, cette durée minimale est de 5 ans pour "les candidatures, les offres, les pièces constitutives des marchés publics de fournitures ou de services ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation". Elle se comptabilisera sur 10 ans pour les documents "des marchés de travaux, maitrise d'œuvre ou de contrôle technique".

Les mêmes dispositions réglementaires fixent les catégories de documents publics qui seront sujets à l’archivage. Celles-ci sont constamment revues en fonction de l’évolution et du contexte au niveau de la commande publique.

La mise en place d’un système fiable d’archivage électronique, pour sa part, entre dans la nécessité de l’effectivité de la dématérialisation. En effet, cela afin de pallier les impacts de cette nouvelle démarche mais surtout de garantir sa fiabilité.

Convenir d’une stratégie d’archivage

Tous les acteurs des marchés publics, afin que ceux-ci se déroulent sans encombre, doivent convenir d’une méthode d’archivage selon le marché dont ils ont ensemble la charge. Pour une meilleure organisation, ces acteurs doivent fixer des stratégies de tri, de nommage et de formats des documents ainsi que des référentiels. D’autant que certains marchés connaissent un nombre plus conséquent de documents à archiver.

Par ailleurs, l’état des lieux qu’ils effectuent se départage en deux blocs : le premier concerne les archives en format papier, et le second bloc les archives en format numérique. Il est ainsi de mise que le statut d’acheteur public ouvre un accès à une plateforme dématérialisée destinée à l’archivage comme c’est le cas des services de l’État qui privilégient de leur profil d’acheteur pour la plateforme « Place », en vue d'une conservation de documents sur 10 années.

Cette plateforme assure un classement des dossiers de consultation pour les marchés déjà aboutis. Le tri est manuel ou automatisé pour basculer vers la plateforme sécurisée de stockage ATLAS. L’archivage manuel et électronique nécessitent de fournir certaines données propres à la commande publique afin de déterminer la date de commencement de l’archivage.

Découvrez les avis de marchés publics en lien avec cet article:
- Commune des Adrets-de-l'Esterel — AVIS D'APPEL PUBLIC A LA CONCURRENCE (AAPC) Objet du marché : Le marché concerne l'élagage, le traitement, le taille, l'abattage d'arbres, le déssouchage et le débroussaillement sur la commune des Adrets-de-l'Esterel. Code CPV : 77211500-7 Services d'élagage 77341000-2 Élagage des arbres 77211400-6 Services d'abattage d'arbres 77211300-5 Services de défrichement 77340000-5 Élagage des arbres et taille des haies Références internes du dossier : DG-2024-XX Adresse du profil acheteur : https://www.marches-securises.fr Pouvoir adjudicateur : Le pouvoir adjudicateur est la commune des Adret-de-l'Estérel, représentée par son Maire en exercice : Monsieur KLINHOLFF Jean-Pierre dûment habilité par délibération du Conseil municipal n°43 du 25 mai 2023. Coordonnées : Commune des Adrets-de-l'Estérel 2 route du Violon 83600 Les Adrets-de-l'Estérel Tél : 04.94.19.36.66 accueil@mairie-adrets-esterel.fr Procedure de passation : Le présent marché est passé sous la forme d'une procédure adaptée en application des articles L.2123-1 et R.2123-1 à R.2123-7 du Code de la Commande Publique. Nombre et consistance des lots : Il est prévu la décomposition en 2 lots. Lot 1 : élagage, traitement, abattage en zone urbaine et extra urbaine Lot 2 : déboisement et débroussaillement en zone type forestière Durée du marché : Le marché est passé pour une durée d'un (1) an à compter du 06/01/2025. Le marché est renouvelé par reconduction expresse pour la même période. La durée totale ne pourra excéder quatre ans. Valeur estimée du besoin : Les montants minimum et maximum sont : Lot 1 : Seuil minimal annuel : 0 € HT Seuil maximal annuel : 22.000 € H.T. Lot 2 : Seuil minimal annuel : 0 € HT Seuil maximal annuel : 30.000 € H.T. Modalités de financement : Les sommes dues au(x) prestataire(s) et aux éventuel(s) sous-traitant(s) de premier rang éventuel(s) seront mandatées et payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures, ou des demandes de paiement équivalentes, sur Chorus Pro. Modalités de demande du dossier de consultation : Le dossier est téléchargeable sur le profil acheteur : https://www.marches-securises.fr Date et lieu de remise des offres : Les candidatures et les offres devront être remises avant le 03/02/2025 à 11h00 par voie électronique sur le profil acheteur suivant : https://www.marches-securises.fr Conditions de participation : Voir règlement de consultation. Critéres d'attribution : La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique. Les critères intervenant pour la sélection des candidatures sont : - Habilitation à exercer la profession - Capacités économiques et financières - Capacités techniques et professionnelles Les critères retenus pour le jugement des offres sont pondérés de la manière suivante : Prix des prestations 50% Mémoire technique 50% Délai de validité des offres : 120 jours à compter de la date limite de remise des offres. Services où les renseignements administratifs peuvent être obtenus : Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les concurrents devront faire parvenir au plus tard 10 jours avant la date limite de remise des offres, une demande écrite sur le site www.marches-sécurises.fr Le représentant du Pouvoir Adjudicateur disposera alors de 7 jours pour apporter une réponse. Les réponses seront systématiquement mises à disposition de l'ensemble des candidats sur la plate-forme de dématérialisation. Services habilités à donner des renseignements relatifs aux délais et voies de recours : Tribunal administratif de Toulon 5, rue Jean Racine 83041 Toulon Cedex France Tél. +33 4.94.42.79.30. Fax +33 4.94.42.79.89. URL : http://toulon.tribunal-administratif.fr. Date d'envoi du présent avis a la publication : Le 26/12/2024
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