Les marchés publics impliquent un processus rigoureux et structuré pour sélectionner les fournisseurs ou partenaires les plus qualifiés. Au cœur de cette démarche se trouvent trois termes clés : RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) et RFQ (Request for Quotation). Chacun de ces documents joue un rôle spécifique dans la recherche, l'évaluation et la sélection des acteurs qui répondront aux besoins d'une entité publique.
Définition
- RFI (Request for Information) : L'exploration des capacités
La première étape dans un processus de marché public souvent débute par une RFI. Cette demande d'information vise à explorer les capacités, compétences, et ressources des fournisseurs potentiels. Les questions posées dans une RFI sont généralement ouvertes, permettant aux répondants de détailler leurs atouts, expériences antérieures et approches. Les organisations utilisent la RFI pour filtrer les acteurs qui peuvent potentiellement répondre à leurs besoins spécifiques.
- RFP (Request for Proposal) : La recherche de solutions concrètes
Une fois que les options potentielles ont été identifiées grâce à la RFI, la RFP entre en scène. Contrairement à la RFI, la Request for Proposal est beaucoup plus détaillée. Elle spécifie clairement les besoins, exigences et critères d'évaluation. Les fournisseurs sont invités à soumettre des propositions concrètes détaillant comment ils ont l'intention de répondre aux besoins spécifiques de l'organisation. La RFP est souvent utilisée lorsque des solutions spécifiques sont nécessaires et que l'entité publique souhaite des propositions détaillées.
- RFQ (Request for Quotation) : L'accent sur les prix
Après avoir identifié la solution souhaitée, l'entité publique peut émettre une RFQ. Cette demande de cotation met l'accent sur les aspects financiers en demandant aux fournisseurs de soumettre des prix détaillés pour les biens ou services spécifiés dans la RFP. La RFQ est utilisée lorsque les critères financiers jouent un rôle central dans la décision d'achat, et que l'entité souhaite obtenir des offres de prix compétitives.
Plus concrètement … (objectifs, contenu, usage)
| Objectifs | Contenu | Usage | ||
| RFI Demande d'information | Obtenir des informations détaillées sur les capacités, les compétences et les services d'un fournisseur potentiel. | La RFI pose généralement des questions ouvertes pour recueillir des informations sur l'entreprise, ses antécédents, ses compétences, ses ressources, etc. | Les RFIs sont souvent utilisées dans la phase préliminaire d'un processus d'approvisionnement pour filtrer les fournisseurs potentiels et évaluer leur aptitude à répondre à des besoins spécifiques. | |
| RFP Demande de proposition | Solliciter des propositions détaillées et spécifiques de la part des fournisseurs, en mettant l'accent sur la solution qu'ils peuvent offrir pour répondre à des besoins spécifiques. | Une RFP inclut généralement des spécifications détaillées des besoins, des exigences, des critères d'évaluation, et peut également contenir des conditions contractuelles. | Les RFPs sont utilisées lorsque l'organisation a identifié un besoin spécifique et recherche des propositions concrètes pour y répondre. | |
| RFQ Demande de devis | Demander des prix détaillés pour des biens ou des services spécifiques. | La RFQ se concentre sur les aspects financiers, demandant aux fournisseurs de fournir des tarifs pour des produits ou des services spécifiques. | Les RFQs sont utilisées lorsque l'organisation a déjà identifié le produit ou le service nécessaire et cherche simplement à obtenir des offres de prix compétitives. | |
Le déroulement du processus
Le processus de RFI, RFP et RFQ dans la commande publique suit généralement une séquence logique et structurée. Voici comment chacune de ces étapes se déroulent généralement :
- RFI
L'entité publique émet une RFI pour collecter des informations sur les fournisseurs potentiels et évaluer leurs capacités, expériences et compétences. Les fournisseurs intéressés soumettent des réponses détaillées à la RFI. Ces réponses ne comprennent généralement pas de propositions commerciales, mais plutôt des informations sur l'entreprise, ses antécédents, ses ressources, etc. L'entité publique évalue les réponses pour filtrer les fournisseurs potentiels. L'objectif est de restreindre la liste des candidats qui seront invités à participer à la prochaine étape, la RFP.
- RFP
Une fois la liste réduite établie grâce à la RFI, l'entité publique émet la RFP, spécifiant clairement ses besoins, exigences et critères d'évaluation. Les fournisseurs invités soumettent des propositions détaillées, incluant souvent des plans de projet, des calendriers, des solutions techniques et des offres financières. L'équipe d'évaluation examine attentivement les propositions en fonction des critères énoncés dans la RFP. Il peut y avoir des rounds de négociation pour clarifier des points spécifiques. Une fois les évaluations terminées, le fournisseur le mieux qualifié est sélectionné. Ce processus peut impliquer une notification formelle aux fournisseurs retenus et non retenus.
- RFQ
Après avoir sélectionné un fournisseur à partir de la RFP, l'entité publique peut émettre une RFQ pour obtenir des prix spécifiques pour les biens ou services identifiés. Le fournisseur retenu soumet des prix détaillés conformément à la RFQ. Ces prix sont souvent la base de négociations finales. Si nécessaire, des négociations peuvent avoir lieu pour finaliser les termes contractuels, les prix, les délais, etc. Une fois toutes les négociations terminées et les détails finalisés, le contrat est attribué au fournisseur sélectionné.
En résumé, la RFI sert à filtrer les fournisseurs potentiels, la RFP est axée sur la recherche de solutions concrètes, et la RFQ met l'accent sur les aspects financiers spécifiques. Ces étapes, lorsqu'elles sont suivies de manière séquentielle, permettent une sélection transparente et équitable des fournisseurs dans le cadre des marchés publics. Chaque étape est conçue pour affiner le processus de sélection et garantir que les besoins de l'entité publique sont pleinement satisfaits.
