Susceptibles de stimuler la concurrence ainsi que le développement de solutions nouvelles, les variantes dans les consultations des marchés publics sont, pour les acheteurs, au nombre des plus sûrs alliés lorsqu’ils sont exploités méthodologiquement. La direction des achats, pour leur permettre de porter à un plus haut degré l’utilisation des variantes, a publié un guide à destination des acheteurs. En voici la substance.
Précisions sur la notion de variantes et sur les modalités de leur intégration dans les projets d’achat
Le guide s’est, en premier, attaché à établir des précisions sur la notion de variante, qui n’est à confondre ni avec la prestation supplémentaire éventuelle, ni avec l’option, ni avec la réserve. S’attardant ensuite sur leur régime juridique, il a établi que l’ouverture d’une consultation à des variantes durant la période de publicité n’est faisable « qu’à condition de modifier les documents de la consultation et de publier un avis rectificatif », l’autre alternative étant d’accorder un nouveau délai de publicité destiné à permettre aux candidats de prendre en compte cette modification et de préparer les offres en conséquence.
En ce qui concerne la marche à suivre au plan de l’intégration des variantes dans les projets d’achat, les auteurs du guide recommandent 6 étapes :
- L’intégration de la réflexion au niveau de la politique achat
- L’anticipation des achats
- L’association des parties prenantes au projet d’achat
- Le développement de la connaissance du marché fournisseurs
- L’analyse critique du besoin
- La réalisation d’une étude d’opportunité sur l’ouverture de la consultation aux variantes.
Quid de l’examen des offres et du pilotage de l’exécution des variantes
Après avoir déterminé, dans les documents de la consultation, les exigences minimales que les variantes doivent respecter ainsi que les conditions particulières de leur présentation, les acheteurs devront procéder à l’examen des offres. 3 étapes sont à franchir pour cette phase :
- La détermination des critères et sous-critères d’attribution du marché public ouvert aux variantes
- Le choix de la méthode de notation des offres
- L’identification des éléments ou informations nécessaires à l’analyse des offres variantes
Pour procéder à l’examen proprement dit, les acheteurs sont tenus de contrôler, en premier, la recevabilité des offres de base et des variantes tant sur le plan formel que sur le plan du contenu et de prendre des décisions à propos des offres variantes irrégulières, inacceptables et inappropriées. Les offres ayant passé tous ces filtres devront à présent être organisées en fonction des sous-critères et de la méthode de notation choisis cependant que les acheteurs assureront la traçabilité de l’examen qu’ils effectuent. Ce n’est alors à ce moment que la mise au point des offres pourra être opérée.
Le pilotage de l’exécution de la variante est, recommande le guide, à faire en deux phases : la mise en place du suivi d’exécution de la variante et la prise en compte des enjeux de communication autour de la solution de variante. La première se structure en 3 niveaux : la mise en place d’une équipe projet, la tenue d’une réunion de lancement et le suivi du marché par un comité. En matière de communication autour de la variante, 3 éléments sont à prendre en compte : les objectifs à associer autour de la solution variante, les cibles des actions de communication et les supports de communication à privilégier.
