Un appel d'offres de marché public est une procédure qui permet à un organisme (le plus souvent une structure publique), de faire le choix de l'entreprise la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence à fournir un produit ou un service. Le Géfil , syndicat national de l'ingénierie loisirs, culture et tourisme a chiffré dans une étude le coût de la rédaction pour l'administration et le coût de la réponse à un appel d'offres pour les entreprises. Nous vous retranscrirons ici les grandes lignes de cette étude qui met en avant des montants conséquents.
Il est toutefois essentiel de préciser que la Géfil a réaliser cette études sur la base d'appel d'offres plutôt complexe.

Sommaire :

1. Combien coûte la rédaction d'un appel d'offres de marchés publics pour les structures publiques ?
2. Combien coûte la réponse d'un appel d'offres de marchés publics pour une entreprise ?
3. Le coût total pour les candidats et les administrations
4. Conclusion

1/ Combien coûte la rédaction d'un appel d'offres de marchés publics pour les structures publiques ?

La dépense relative au lancement d'un appel d'offres, pour une collectivité, est essentiellement constituée par du temps passé par les personnels

Le temps passé par l'administration

Le Géfil a analysé en détail la décomposition du temps passé du côté de structures publiques. Cette analyse montre que l'administration monopolise en moyenne un homme pendant 10 jours pour effectuer les différentes taches d'un marché public, qui sont la formulation du besoin, l'élaboration du cahier des charges, les réponses aux questions des entreprises. De plus, dans le cas où l'administration sollicite des auditions des candidats, il faut compter 4 jours de plus soit 14 jours au total.

Le coût que représente la rédaction d'un marché public, côté administration

Compte tenu du coût homme des intervenants (acheteurs publics, prescripteurs technique), qui varie entre 650 à 1 100 € H.T./jour, le coût de rédaction d'un appel d'offres est au minimum de 7 500 € sans audition des candidats et de 10 500€ avec audition des candidats.

2/ Combien coûte la réponse d'un appel d'offres de marchés publics pour une entreprise ?

Nous pouvons distinguer trois phases dans le processus de réponse aux appels d'offres pour une entreprise : la recherche de l'appel d'offres, la rédaction de la proposition et une éventuelle audition ou oral.

La recherche de l'appel d'offres

Afin de trouver des appels d'offres, les entreprises doivent effectuer une veille informatique au moyen d'un abonnement auprès d'une société spécialisée. Le coût annuel d'un tel outil de qualité est compris entre 1500 à 3000 €.
Nous retiendrons une moyenne de 2000 € H.T. En plus du coût de l'outil, il faut ajouter le temps passé au suivi et à la lecture quotidienne des publicitités de marché publics, soit environ ¼ d'heure de travail par jour du lundi au vendredi.
En prenant l'hypothèse du Géfil d'un coût homme de 650 €/jour, la veille quotidienne représente un coût annuel a minima de 5 000 € H.T.

La recherche de l'appel d'offre représente donc 2 000 € d'abonnement + 5 000 € de temps passé = 7 000 € H.T. par an.

La rédaction de la proposition

D'après la décomposition de la rédaction de la proposition, le Géfil, a évalué le temps passé par un consultant à entre 1 et 3 jours pour réaliser une proposition. Le coût de rédaction pour un appel d'offres étant en moyenne de 1 350 € H.T.

L'audition

Pour calculer le coût de l'audition, le Géfil se base dans son enquête sur la distance moyenne parcouru, sur la durée de l'audition, sur le temps passé à la préparation de l'audition, et sur les coûts annexes. Cela correspond à une moyenne de 880 € H.T.

Les appels d'offres impliquant la constitution d'une équipe de sous-traitants et nécessitant un déplacement de repérage, conduisent à une majoration d'environ 20%.

Le coût total d'une réponse à un marché public pour une entreprise

Calcul réalisé sur la base d'une hypothèse de 15 appels d'offres répondus par an

La veille : 7000 euros
15 réponses à appels d'offres : 1350*15=20 250
3 auditions dans l'année : 880 x 3 = 2640
Soit sur une année pour répondre à 15 appels d'offres un coût total de : 29 890 euros/an pour une entreprise

3/ Le coût total pour les candidats et les administrations

Par souci de simplification, nous considèrerons uniquement la configuration qui donne l'estimation du coût le plus bas de l'étude et la configuration qui donne le coût total le plus haut de manière à pouvoir donner une fourchette de prix.

Appel d'offres restreint, sans audition

Il y a eût un appel à candidatures dans lequel 5 entreprises ont été pré-séléctionnées et ont rédigé une proposition:

Le coût pour le donneur d'ordre est de 7 500 € H.T. et le coût pour les entreprise est de 1 550 x 5 = 7 750 €.
Ce qui fait donc un coût total de 15 250 € H.T.

Appel d'offres ouvert, avec visite du site et audition

Sept entreprises ont répondu àl'appel d'offres :

Le coût pour le donneur d'ordre est de 10 500 € H.T. et le coût pour les entreprises est de 2 880 x 7 = 20 160 €.
Ce qui fait donc un coût total de 30 660 € H.T.

Le lancement d'une consultation a donc un coût variant de :
15 000 à 30 000 H.T. par appel d'offres

Or la MITRA considère que la définition des besoins devait prendre une place prépondérante dans la préparation d'une consultation par le pouvoir adjudicateur. En effet, l'article 5 du Code des marchés publics et le II.4 de la circulation d'application du 03/08/2006 détaillent l'importance de cette phrase. Par conséquent, la MITRA estime le temps nécessaire à 10 jours*. La fourchette du coût d'une consultation devient alors de :
20 000 € à 35 000 € H.T. par appel d'offres

Pour conclure

Bien que l'étude du Géfil porte sur des appels d'offres demandant une réponse étoffée et la rédaction d'un cahier des charges complexes, il s'avère que le coût de rédaction d'un appel d'offres est exorbitant. De plus, cette étude ne tien pas compte du coût de la publicité et de la transmission des DCE sous format papier (Poste AR et reprographie).

Du côté des PME, c'est souvent le gérant ou le directeur commercial qui effectue l'ensemble des tâches : recherche des appels d'offres, formulation de la réponse, audition. Ce coût sur une année est énorme pour l'entreprise, il représenterait près de 30 000 euros par an. En plus du coût que cela génère, c'est du temps passé en moins dans la gestion et dans des actions commerciales concrètes. Toutefois, les entreprises peuvent minimiser le coût de ces appels d'offres en passant par des sociétés qui se proposent de les décharger du processus de réponse à un marché public.
Parmi ces sociétés, existe la société Caneva qui fait preuve d'un savoir faire et d'une expertise hors du commun.

En savoir plus :

• Les organismes soumis aux Marchés Publics
• Les acteurs aidant les PME à répondre aux marchés publics
• Caneva : le marché public aussi accessible que le privé

* Dans notre chiffrage, nous estimons que le temps nécessaire dépasse rarement 5 jours