La copie de sauvegarde désigne une copie de substitution (un double) qui servira à remplacer les dossiers de candidature qui ne peuvent être utilisés pour telle ou telle raison, selon le code de la commande publique. Celui-ci prévoit en effet, les modalités de fourniture de dossiers par dématérialisation. Il y est stipulé que les candidats et soumissionnaires peuvent choisir le mode d’inscription à un marché public, notamment sur papier ou par support électronique. La copie de sauvegarde est uniquement employée dans la mesure où serait notée une anomalie telle que limitativement énuméré dans l’arrêté relatif à la dématérialisation des marchés publics.
L'évolution juridique concernant l'usage de la copie de sauvegarde
Le décret n°2022-1683 du 28 décembre 2022 portant diverses modifications du code de la commande publique est venu remplacé les dispositions de l'article R.2131-11 du même code. En effet, dans sa nouvelle version issue du décret, les candidats ou soumissionnaires à un marché public peuvent adresser à l'acheteur une copie de sauvegarde de leur pli par voie dématérialisée et non plus uniquement par voie papier. Cette copie ne peut être prise en considération que si elle est parvenue à l'acheteur dans le délai prescrit pour le dépôt, selon le cas, des candidatures ou des offres.
Néanmoins, les modalités de ce nouveau dépôt doivent être précisées par un nouvelle arrêté rendant caduque celui du 22 mars 2019 entré en vigueur depuis le 1er avril de cette même année qui mentionnait les cas dans lesquels les dossiers de consultation ainsi que la copie de sauvegarde peuvent servir et être mis à disposition. Ces modalités s’appliquent aux marchés publics et aux contrats de concession conclus par l'Etat ou ses établissements publics.
L’ouverture de la copie de sauvegarde sous réserve de prochaines modifications
La copie de sauvegarde prend effet suivant des cas prévus par la loi. En d'autres termes, ouvre l’accès à ce document, la détection d’une défaillance informatique dans les candidatures et offres reçues par voie électronique. La copie de sauvegarde est également employée lorsque les candidatures et offres électroniques réceptionnées sont incomplètes, que celle-ci soient réceptionnées hors du délai imparti ou n’aient pu être lues. Par ailleurs, dans ces cas, il est essentiel que la transmission ait été effectuée avant la date ou heure de clôture de la remise des dossiers de candidatures ou des propositions.
La copie de sauvegarde est écartée par l’acheteur ou de l’autorité concédante si une anomalie informatique y est constatée et est aussitôt détruite comme le dispose l’arrêté du 22 mars 2019. De plus, selon l'article la copie de sauvegarde était ouverte " lorsqu'une candidature ou une offre électronique est reçue de façon incomplète, hors délais ou n'a pu être ouverte, sous réserve que la transmission de la candidature ou de l'offre électronique ait commencé avant la clôture de la remise des candidatures ou des offres".
Enfin, la conservation de la copie de sauvegarde qui a été ouverte est régie par les articles R. 2184-12, R. 2184-13, et R. 2384-5 du code de la commande publique.
