Auparavant, il était envisageable de lancer un appel d’offres via un fichier papier. Mais depuis le 1er octobre 2018, il est exigé des marchés publics dont le coût représente plus de 25 000 euros HT de “dématérialiser” leurs appels d’offres. Cela signifie que la procédure se numérise.                                                                                                                                     

Objectif : est de faciliter le travail des entreprises concernées. L’envoi d’un fichier papier représentait un coût (impression, timbres en recommandé) et un temps (déplacements) considérables, et les problèmes liés à la logistique (retard au niveau du courrier, etc.) pouvaient causer des désagréments.

Désormais, l’envoi des appels d’offres s’effectue via le formulaire DUME (Document Unique de Marché Européen), technologie dont la mise en œuvre est gérée par le gouvernement. Une fois que les pièces justificatives ont été transmises, il n’est pas nécessaire de les retransmettre.

Vers une inclusion des PME

La dématérialisation des appels d’offres constitue un enjeu important, il s’agit notamment d’une des actions mises en place par le gouvernement afin d’actualiser la commande publique et de permettre à toutes les entreprises de pouvoir répondre aux appels d’offres. Pour rappel, les commandes publiques engrangent plus de 200 milliards d’euros. La dématérialisation encourage les PME à étendre leur implication sur les marchés publics, car bien qu’elles constituent près de 99% des sociétés françaises, elles sont peu nombreuses à participer à la valeur des appels d’offres.

Dématérialisation de la réponse à un appel d’offres

Depuis 2010, il est possible de répondre par voie électronique à un appel d’offres. Des mesures doivent cependant être appliquées afin que l’entreprise concernée puisse répondre : elle doit d’abord s’introduire et s’accorder aux exigences du choix des candidatures ; puis elle doit proposer son offre à l’acheteur.

Afin que tout soit réglementé, il est nécessaire de passer par une attestation de signature électronique. De cette façon, l'identité du signataire est assurée. Elle sert également de preuve au cas où il y aurait un litige. La dématérialisation de la réponse aux appels d’offres contribue au partage et à la fluidité de données numériques. La numérisation de la procédure permet également de contourner les éventuels biais et fautes administratives via des logiciels informatiques développés, mais d’être plus réactif.